Tema 5.2: Procesos de admisión. Información Aduanera (II).

IRIS

 

Se trata de la aplicación informática de Correos y se utiliza fundamentalmente para la admisión de envíos tanto en los puestos de la red de oficinas como en las unidades de admisión masiva de los centros de tratamiento. La última versión que existe en la actualidad es la 6.0, de ahí que se denomine comúnmente IRIS 6 o IRIS 6.0.

 

 

Admisión en oficina de cartas y documentos

 

Desde la aplicación IRIS se pueden admitir los siguientes productos: carta ordinaria, carta urgente ordinaria, carta certificada y carta urgente certificada.

 

¿Qué características registra IRIS para el envío de cartas?

• Peso
• Ámbito.
• Código Postal.
• Clase de mercancía: Peligrosa o no peligrosa.
• Servicios adicionales de los envíos registrados.
• El código de envío de los prerregistrados.

 

Carta Ordinaria Nacional e Internacional

Las cartas ordinarias pueden entrar en el circuito a través de los puestos de admisión de IRIS, donde se genera una etiqueta de franqueo que se adhiere en la parte superior derecha del anverso del envío para facilitar su clasificación de forma mecánica, o mediante los buzones ubicados en la propia oficina.

• Cartas de ámbito nacional: Si pesan más de 250 gramos, la admisión debe ser una por una, y el sistema genera una etiqueta con un código de barras (10 x 6 cm) para facilitar su clasificación.
• Cartas de ámbito Internacional: Primero debe preguntarse al cliente por su contenido, ya que la admisión varía en IRIS si se trata de documentos o de mercancías.

 

Carta Ordinaria Urgente Nacional

Su admisión se realiza generalmente en la oficina. El sistema genera el número de identificación para seguir su trazabilidad, que aparece en la etiqueta de franqueo (identificada con la letra U), que se adhiere al envío y en la factura simplificada que se entrega al remitente.

 

Carta Certificada Nacional e Internacional

Este tipo de cartas se envían a nivel nacional e internacional. La digitalización del resguardo de admisión permite al cliente grabar todos los datos de destinatario y remitente con IRIS.

¿Qué requisitos necesitan llevar este tipo de cartas?

• El cliente debe presentar los envíos acondicionados de forma que se garantice su integridad y dentro de los límites de peso y dimensiones máximas y mínimas establecidas.
• Los sobres no pueden ir cerrados con cinta adhesiva ni presentar señales de manipulación.
• Los datos del remitente no pueden estar escritos a lápiz.

Finalizadas las comprobaciones, el envío se admite de forma individualizada, por datos pregrabados, admisión múltiple o por relación, contra reembolso o con valor declarado.

 

Carta Certificada Tarifa Plana

Se trata de cartas de ámbito exclusivamente nacional. El empleado de Correos marca en IRIS la Carta Certificada Tarifa Plana Estándar o Premium, en función de las necesidades del cliente.

Se deben cumplimentar los datos del remitente y del destinatario. El sistema imprime la etiqueta de tamaño grande (14,5 x 10 cm), que debe adherirse al envío, independientemente del modelo de Carta Certificada Tarifa Plana escogido.

 

Carta Certificada Prepagada Premium

A través de una pistola lectora se captura el código que hay en el reverso del sobre o se informa CCPREPREMI, se introduce el código postal de destino y se pregunta al cliente si el envío contiene o no mercancías peligrosas. El peso del contenido no debe superar los 100 gramos.

Su venta se abona de forma previa con el embalaje.

 

Carta Certificada Urgente Nacional

Se trata de cartas urgentes cuyo sello se coloca en el ángulo superior derecha de la etiqueta CU (Certificado Urgente), en el caso de que se trate de admisiones unitarias, mientras que en el caso de admisión múltiple, se adhiere en el ángulo superior izquierdo del anverso la etiqueta autoadhesiva preimpresa CU.

 

Notificaciones

La notificación es una carta certificada nacional con el valor añadido “notificación” que debe llevar adherido un AR de notificación o PEE y cuenta con dos intentos de entrega en reparto. Si se completan los dos intentos y la carta no ha logrado entregarse, el envío pasa como avisado a la oficina, donde permanece siete días naturales. Pasado ese tiempo se devuelve a su remitente.

 

Documentación aduanera de las cartas

Son documentos sujetos a trámites aduaneros tales como las cartas ordinarias y certificadas admitidas a nivel nacional y a países no pertenecientes a la Unión Europea, o desde Ceuta, Melilla, Andorra e Islas Canarias, que son admitidas para cualquier destino.

Todas las cartas cuyo contenido no sean documentos deben ir acompañadas por el impreso CN22 o CN23 debidamente cumplimentado.

 

Admisión por el sistema de procedimiento administrativo

Se trata de un sistema disponible para Carta Certificada (Urgente u Ordinaria). La tarifa la marca el destino, el peso y el tamaño, no el concepto procedimiento administrativo.

¿Qué solicitudes enviadas a los órganos de las administraciones públicas admite correos?

• Administración general del Estado
• Administración de las Comunidades Autónomas.
• Entidades de la administración local
• Entidades de derecho público con personalidad jurídica propia vinculadas a cualquier Administración pública, cuando  ejercen la potestad administrativa.

El sistema de admisión se realiza según lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

 

 

Admisión en oficina de paquetería

Para la admisión de paquetería se accede a través de IRIS mediante la ruta de acceso Inicio >> Admisión >> Envíos postales, se selecciona la pestaña “Paquetes” y se detallan las características del envío. Como es un paquete, deben especificarse las medidas para que el sistema calcule tanto el peso volumétrico como el precio exacto de dicho envío.

¿Qué tipos de paquetes existen atendiendo al ámbito geográfico?

• Ámbito geográfico Nacional: Paq Azul, Paq Ligero, Paq Estándar, Paq Premium, Paq Retorno, Paq Retorno Premium.
• Ámbito geográfico Internacional: Paq Premium Internacional, Paq Standard Internacional, Paq Postal Internacional Económico y Paq Light Internacional.

 

Etiquetas de paquetería

Cuando se admite un producto de paquetería se genera una etiqueta identificativa con un código de barras: para paquetería nacional es de tamaño pequeño y mide 14,5×10 cm, mientras que para paquetería internacional tiene formato grande y mide 10×14,5cm.

 

Paq Premium

Se accede a través del sistema IRIS Inicio>>Admisión>>Envíos Postales>>Paquetes. Luego se introducen las características del envío: peso, ámbito y si contiene mercancías peligrosas, y se selecciona entre los productos posibles.

 

Paq Estándar

La admisión es la misma que para el Paq Premium. Se utiliza seleccionando en los envíos compatibles este producto y accediendo sólo a los servicios adicionales que le corresponden.

Se puede admitir diferentes tipos de packs Estándar de libre servicio: Envíos con acuerdos Postlibris, envíos de paq bicicleta, paq peregrino y paq botella.

 

Paq Today

Hay que diferenciar si el servicio es centralizado o descentralizado:

• De servicio centralizado: Recogida en el centro logístico del cliente (hasta las 13:00 horas); admisión en el CAM hasta las 14:00 horas; se encaminan los envíos de forma preferente a las USE; con cobertura en las capitales de provincia.
• De servicio descentralizado: Recogida por la USE de referencia hasta las 14:00 horas; admisión automatizada en la propia USE; salida de la USE mediante el turno de tarde; con cobertura en los códigos postales que están cubiertos por esa USE.

 

Paq ligero

En las oficinas de Correos solo puede admitirse para los clientes de la Tarjeta Más Cerca. En el caso de clientes con contrato, se requiere prerregistro para su admisión.

 

Expediciones paq Premium, Paq Estándar y Paq Today

Hay que tener en cuenta que los envíos con el mismo origen y destino se prerregistran y entregan en el mismo momento y que el precio de la expedición será la tarifa resultante de sumar los pesos unitarios de cada bulto, la forma y el importe de cada valor añadido.

La admisión es unitaria para cada uno de los envíos que componen esta expedición.

 

Logística inversa

Está pensada para las devoluciones de particular a empresa, de forma que los destinatarios de los productos dispongan de un canal para el retorno de los envíos con cargo a un cliente con contrato.

¿Cuántos tipos de logística inversa existen?

• Envíos prerregistrados L1 y L3
• Envíos sin prerregistro SN y EPG

 

Paquetería internacional

IRIS y CONECTA son los sistemas que ofrecen ayuda para conocer las condiciones de admisión de los paquetes en los posibles destinos y de los valores añadidos que puedan acompañarlos.

Si el envío no es urgente, se usa Paq Standard o el Paquete Internacional Económico. Si el envío es un Paq Premium Internacional con destino en uno de los países integrantes del grupo KAHALA, hay que informar al cliente de que el CP debe ser correcto.

 

Documentación Aduanera

Los envíos de paquetería admitidos en la Península, Islas Baleares con destino a terceros países y los que tienen el origen en las Islas Canarias, Andorra, Melilla y Ceuta, pueden requerir documentación aduanera.

 

 

Admisión en oficina de Correos Express

 

A través del programa IRIS se puede admitir la totalidad de productos que se comercializan en las oficinas de Correos.

 

Paq 10, Paq 14 y Paq 24

En la herramienta “Grabación de envíos” se introducen los siguientes datos:

• Código Postal del Destinatario
• Número de Bultos
• Peso
• Medidas

 

EquiPaq 24

A través de la casilla EquiPaq 24, se indica el número de maletas (hasta 5 con un peso máximo de 25 kg por maleta) y en su caso la opción recogida a domicilio.

Se introduce un código de 16 dígitos de la etiqueta de un solo uso que lleva cada maleta y que el cliente debe cumplimentar y colocar en cada una de ellas.

 

Paq Nieve Tarifa Plana

Se trata de una modalidad especial que permite a través de un embalaje especial el envío de esquís y tablas de snowboard. El número de bultos y el peso quedan ya definidos al elegir la opción deseada.

 

Logística inversa Correos Express

Si un cliente quiere devolver un envío autorizado a través de CEX, dentro de la aplicación se elige “Logística Inversa” y se cumplimenta el código comercial o número de identificador que debe aportar el cliente para poder realizar la admisión.

Se introducen los datos del destinatario, del remitente y se graban en el sistema.

 

 

Admisión en oficina de productos de telecomunicaciones

 

¿Cuáles son los principales envíos de comunicación electrónica que ofrece Correos a sus usuarios?

• Fax y Burofax: A través de estas modalidades no es necesario que el cliente cumplimente un impreso de admisión, puesto que los datos que se insertan en IRIS se recogen verbalmente o a través del documento que aporte el cliente.
• Telegramas: El cliente debe rellenar el impreso TG-1, en el que se indicarán los datos del destinatario, su domicilio, la localidad de destino y el teléfono del destinatario.

 

 

Admisión en oficina de marketing directo, libros y publicaciones periódicas

 

Aunque en Conecta y en las tarifas de Correos se encuentran separados en dos líneas distintas, a efectos de admisión en IRIS se admite a través de la misma ruta: IRIS>>Admisión>>Línea económica.

En el desplegable de “Productos” se selecciona el que se quiere admitir. Posteriormente se cumplimentan las características y el producto, comprobándose que se cumplen todos los requisitos para circular por Correos:

• Peso.
• Acondicionamiento.
• Cantidad mínima de destinatarios.

 

 

Caja Mágica

 

Se trata de  un módulo dentro de IRIS>>Admisión y se selecciona “Caja Mágica” y sirve para leer códigos de barras o nubes de puntos en el cobro de recibos, en Correos Cash y en T€nvío.

• A través de este módulo el usuario es redirigido a la aplicación de pago.
• No puede utilizarse para la lectura de códigos de envíos postales.
• El código que se lee es el que aparece en la carta de pago o recibo que presenta el cliente o el que presente el soporte digital.

 

 

Envío de dinero

 

El giro electrónico en oficinas se ha sustituido por SEDI (Sistema de Envío de Dinero).

¿Cuáles son las principales novedades que aporta este sistema?

• En lugar de giros, ahora se denominan órdenes de envío
• La codificación consiste en 13 dígitos que empiezan por ED y terminan con tres caracteres distintos según el tipo de admisión y envío.
• Con IRIS se admite y con SGIE se paga y se realiza la gestión del pago.
• Las órdenes de envío se preparan en un sobre especial que se entrega cerrado a la oficina de distribución de modo que solo el cliente y la oficina ven el dinero.
• Si son órdenes avisadas por reparto pueden recogerse en cualquier oficina previa presentación del aviso que incorpora el código de envío.

 

Admisión en IRIS

Se lleva a cabo desde: IRIS>>Admisión>>Envío de dinero. Una vez   allí se puede elegir entre tres funcionalidades: Comparador, Alta de Envío de Dinero e Ingreso Correos Cash.

 

Ingreso Correos Cash

Correos Cash posibilita el alta de una orden de envío de dinero mediante una nube de puntos o código de barras situada en el menú de “Admisión” en IRIS, con la funcionalidad “Envío dinero”.

¿En qué consiste esta operativa?

1. A través de la app de su entidad financiera, el cliente solicita un ingreso en su cuenta corriente sin que Correos participe en esta fase, ya que el servicio lo presta la entidad a su cliente remitiéndole un código o nube de puntos con la información necesaria para la realización de un giro en la modalidad OIC.
2. Recibido el código el cliente se va a una oficina de Correos que preste el servicio para efectuar el ingreso de dinero en una cuenta corriente.
3. Posteriormente el trabajador lee con un lector la nube de puntos aportada por el cliente.
4. Se genera en la pantalla un formulario de orden de envío, con la información de la nube ya precargada.
5. Por último se aplican las normas que se recogen en el proceso: archivo-control de documento, y los formularios de envío de dinero se remiten a CEDICO para su digitalización certificada y su posterior destrucción.

 

Ingreso de cheques

En la actualidad este servicio solo se presta para el Banco Mediolanum.

Correos puede ingresar cheques. Cuando un  cliente  acude a la  oficina de  Correos, la persona de admisión avisa al director de la oficina o a otra persona del equipo de dirección para que atienda personalmente al cliente.

El director de la oficina identifica al portador del cheque y lo recoge verificando que cumple los siguientes requisitos:

• Nunca puede tratarse de un cheque al portador, si no nominativo.
• Debe tratarse de un cheque para ingresarlo en la Cuenta Corriente.
• Debe ir firmado en el reverso por el titular de la cuenta.
• Cualquier persona puede entregar el cheque en la oficina.
• El cheque puede ser de cualquier banco español o sucursal de España.
• Se informa del importe en euros.

 

T€nvío

Mediante este servicio, el director de la oficina ofrece a sus clientes un sistema de pago de multas, facturas, impuestos y otras deudas en la propia oficina de Correos.

Se trata de un servicio principalmente enfocado para ayuntamientos, empresas municipales de recaudación, pymes o autónomos entre otras.

 

CEDICO

Las oficinas de Correos deben enviar al Centro de Digitalización de Correos (CEDICO), los días 1 y 16 de cada mes, los impresos de admisión y entrega de envío de dinero que se han generado en ellas para su digitalización.

Todas las operaciones de entrega y envío de dinero tienen que ir firmadas y con el número de identificación profesional de la persona que realiza la operación.

 

 

Western Union

 

La transferencia de dinero a  través  de  Western Union puede  realizarse mediante la URL (https://wupos.westernunion.com) o a través de IRIS.

En la pantalla de acceso se introduce la identificación del usuario (su ID) y la palabra clave (Contraseña), pudiéndose realizar dos accesos:

• Ingresar
• Ingresar a la capacitación.

 

Enviar dinero con Wupos

Es otro de los sistemas de envíos de correos y funciona pulsando  la opción “Enviar” o la tecla F5. A continuación, se inserta cualquiera de los criterios de búsqueda de clientes de Western Union.

 

Enviar dinero mediante transacción iniciada desde un dispositivo móvil

Para enviar dinero mediante una transacción iniciada desde un teléfono móvil, hay que seguir los siguientes pasos:

• Iniciar sesión en el punto de venta de Western Union.
• Seleccionar el botón F5 enviar.
• Preguntar al remitente si inició la transacción desde su teléfono móvil.
• Introducir el número de teléfono del cliente en el campo “Número de teléfono”.
• Se hace click en “buscar”.
• Si el número de móvil no aparece vinculado a una transacción, lo indica el sistema con el mensaje “No se ha encontrado ninguna transacción preparada para el (número de teléfono).
• Si el cliente inició varias transacciones, se mostrarán todas y deberá elegirse la que se quiere completar.
• El cliente verifica sus documentos pulsándose sobre la casilla de “verificación”.
• Se clica en el botón siguiente para continuar con la transacción.
• En “Confirmar la transferencia” se cobra al cliente y se hace clic en “confirmar” para continuar.
• Para finalizar aparece la pantalla “Transferencia completada”

 

 

Tabla de archivo y control de la documentación

 

 

 

Clasificación y contenerización en las oficinas

 

El plan de contenerización puesto en marcha por Correos supone la utilización de envases, herramientas y de más elementos que facilitan la clasificación y el transporte de los envíos.

¿En qué se basa el plan de contenerización de Correos?

• Eliminación de sacas y su sustitución por bandejas
• Eliminación de aros metálicos y su sustitución progresiva por carros transportadores.
• Adaptación progresiva de medios de transporte al nuevo sistema
• Optimización de tareas y costes.
• Mejora de las condiciones de trabajo.
• Mayor facilidad para los trabajos de carga y descarga.

 

Contenerización del correo ordinario

Las oficinas postales de cada provincia dirigen sus envíos ordinarios a bandejas, después de haber realizado una clasificación previa para cartas y publicorreo ordinario, al centro de tratamiento postal (CTP) de la capital de la provincia o al centro de tratamiento automatizado (CTA) de referencia:

¿Qué tipo de contenido se puede contenerizar?

• Cartas normalizadas franqueadas con sellos.
• Cartas no normalizadas franqueadas con sellos.
• Envíos de cartas y publicorreos.
• Publibuzón.

 

Salida de envíos

En la actualidad no se formalizan despachos para envíos registrados, no obstante existe una excepción para la documentación de los procesos electorales. En ellos se sigue asignando un despacho SGIE que detalla cada envío individualmente en los siguientes casos:

• Envíos de solicitud de voto y voto por correo: SV
• Certificado de inscripción en el censo: DE
• Denegación de la inscripción: DN
• Voto por correo propiamente dicho: VE

 

 

Procesos electorales en oficina

 

• Solicitud de voto por correo: 

En las elecciones de ámbito estatal (elecciones generales, elecciones autonómicas, elecciones municipales y elecciones europeas), el período de solicitud del voto por correo comienza el día de su publicación en el BOE. Desde ese día Correos debe tener preparadas en la oficina las solicitudes, sobres y hojas informativas en castellano y en las otras lenguas reconocidas.

 

• Admisión en IRIS:

Si el elector solicita recibir el formulario de admisión del envío en su correo electrónico, se debe cumplimentar la dirección y si no es así se desmarca la opción “enviar email”, y el formulario de admisión se imprime en la oficina de papel.

 

• Solicitud telemática: 

Recientemente la situación sanitaria generada por el COVID-19 para las elecciones autonómicas de Galicia y del País Vasco celebradas en julio del 2020, se ha permitido tramitar la solicitud del voto por correo de forma telemática para que el elector no ponga en riesgo su salud.

Esta solicitud telemática la pueden realizar:

• • Los electores que residan en España.
  • Los electores que residan en el extranjero que temporalmente se encuentren en España y que tengan derecho a voto en esas elecciones.
  • Los electores residentes en España que temporalmente estén en el extranjero.
  • Los electores residentes en el extranjero que lo soliciten desde su país de residencia.

 

• Recogida en oficina de la documentación electoral:

Este servicio se emplea de forma presencial cuando la documentación electoral no puede entregarse al cliente directamente en su domicilio, por lo que se le deja un aviso M4E para que pase a retirarla de su oficina.

 

• Depósito en oficina de la documentación electoral:

Este depósito  se utiliza para votar. Puede hacerlo el propio elector o persona distinta al mismo. El sobre debe ir con el remitente puesto y cerrado.

 

• Otros procesos electorales: 

Se trata de elecciones convocadas por organismos públicos o privados que hayan acordado con la sociedad estatal la admisión de envíos como carta certificada, el procedimiento se realiza en el módulo de IRIS “Otros Procesos”.

 

 

Seguridad en la oficina

 

• En situaciones de normalidad:

Las actuaciones que se deben llevar a cabo en situación de normalidad cuando se accede al local son las siguientes:

• • Hay que dejar la alarma activada al cierre y desactivarla al llegar a la oficina.
  • Está prohibido el acceso a la zona privada de la oficina a cualquier persona ajena a Correos.
  • Las puertas de la oficina están cerradas, excepto el tiempo que resulte imprescindible para tareas de carga y descarga.

 

• En situaciones de no normalidad: 

Las actuaciones que se deben llevar a cabo en situaciones de no normalidad son las siguientes:

• • Robo con fuerza: si se detecta el robo antes de entrar en la oficina, no se debe entrar.
  • Robo con intimidación: no hay que impedir el robo, ni pedir auxilio u ofrecer resistencia, si no que se debe obedecer las órdenes del atracador, facilitándole todo aquello que nos solicite.
  • Localización de bulto sospechoso: No hay que tocar ni moverlo. Es necesario aislar la zona donde se encuentre, abrir puertas y ventanas, y comunicar la incidencia al centro operativo de seguridad que se pondrá en contacto con los cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado.

 

• Centro operativo de seguridad (COS): 

Se trata de  un servicio que funciona los 365 días al año y las 24 horas del día. Cualquier incidente que afecte a personas o bienes de Correos debe ponerse en  conocimiento de este centro operativo de seguridad.

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